Co to jest schemat przepływu pracy?

Znaczenie

Wiele procesów pracy może być skomplikowanych i złożonych, dlatego ważne jest, aby wizualnie przedstawić sposób wykonywania zadań w celu lepszego zrozumienia pracowników i zwiększenia wydajności. Diagramy przepływu pracy jasno wskazują, kto jest odpowiedzialny za każdy etap, jakich dokumentów potrzebują, jakie zasoby i ilość czasu potrzebnego na każdym etapie (patrz Odnośnik 2). Znajomość ról pracowników i wymagań produkcyjnych w zakresie zarządzania zasobami pozwala łatwo zdefiniować słabości i wyeliminować wąskie gardła. Są to aspekty przepływu pracy, które utrudniają i spowalniają czas ogólnego cyklu procesu.

Korzyści

Według University of California, Irvine, zalety schematów blokowych obejmują „zrozumienie, wiedzę, komunikację, skuteczną analizę i odpowiednią dokumentację”. Wizualne przedstawienie przepływu pracy pozwala pracownikom nie tylko lepiej zrozumieć ich obowiązki zawodowe, ale także rolę innych pracowników, co zwiększa odpowiedzialność. Utworzenie udanego diagramu zwiększa wiedzę w miejscu pracy dzięki niezbędnym badaniom i gromadzeniu danych. Komunikacja poprawia się również wtedy, gdy pracownicy lepiej rozumieją przebieg pracy (patrz Odnośnik 3).

Rodzaje

Aby wizualnie przedstawić przebieg pracy organizacji, istnieją specjalne formy diagramów, które odpowiadają różnym rodzajom działań: owale, prostokąty, romby i koła. Owal pokazuje, gdzie rozpoczyna się i kończy przepływ pracy. Prostokąty reprezentują wszelkie niezbędne procesy, zadania lub analizy. Diamenty oznaczają proces decyzyjny, który zasadniczo skutkuje dwoma kierunkami przepływu pracy. Większość diamentów odzwierciedla decyzję „tak” lub „nie”, która musi zostać podjęta: jeśli decyzja jest twierdząca, przepływ pracy jest kontynuowany na zaplanowanej trasie; Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, przepływ pracy może wymagać przejścia inną ścieżką w celu rozwiązania problemu. Dlatego im więcej diamentów jest obecnych, tym bardziej skomplikowany będzie schemat przepływu pracy w celu ich wizualnego przedstawienia. Koła reprezentują łączniki między poszczególnymi czynnościami.

Realizacja

Chociaż zaprojektowanie diagramu przepływu pracy może być długim i czasochłonnym procesem, wdrożenie wschodu jest trudną częścią. Schemat jest umieszczony nie tylko w miejscu pracy i oczekuje się, że przyniesie oczekiwane korzyści; Większość z nich musi być powiązana z teorią usprawnienia przepływu pracy, taką jak Lean Manufacturing, Six Sigma lub Total Quality Management (patrz odnośnik 1).

Uwagi

Diagramy przepływu pracy są ściśle powiązane z innymi terminami stosowanymi w optymalizacji miejsca pracy, takimi jak planowanie procesów biznesowych i kontrola przepływu. Proces lub odwzorowanie procesu to koncepcja bardzo podobna do diagramów przepływu pracy i przepływu pracy. Proces pracy to coś więcej niż konkretny przepływ pracy, koncentrujący się bardziej na danych wejściowych i wyjściowych niż na przekazywaniu danych, dokumentów i zadań. Organizacja może mieć wiele procesów w ramach swojego przepływu pracy. Mimo że oba są często ze sobą powiązane, planowanie biznesowe bardziej koncentruje się na celach długoterminowych niż na poprawie bieżącego przepływu pracy. Menedżerowie zainteresowani kontrolą przepływu szczególnie starają się poprawić kontrolę zapasów.

Ciekawe Artykuły